Transporte de mercadorias sempre é um desafio, principalmente em um país tão grande como o Brasil.
Às vezes, é mais caro levar um produto para uma cidade do mesmo estado, do que a um estado vizinho: variando conforme taxas e situação da estrada.
Com diferentes perícias e conhecimentos das regiões, o valor cobrado entre as transportadoras varia muito.
E então surge a dúvida no setor logístico de como saber qual está valendo mais a pena: que muitas vezes depende de trocas de e-mail ou mensagens no WhatsApp para fazer essa avaliação.
Qual a importância de escolher a transportadora correta?
O preço do frete pode ir desde uma pequena margem de venda até o ponto em que, dependendo das características do produto, simplesmente não vale a pena vender. A empresa então pode decidir arcar com esse custo para manter o cliente; mas já ciente de que a situação não é ideal.
Com essa forte dependência da logística, passa a ser muito crítica a escolha de um preço adequado para a prestação do serviço — que definitivamente influencia em decisões estratégicas da empresa.
No fim, toda empresa acaba encontrando um jeito para atender a demanda, mas nem todas ficam satisfeitas com o esforço desdobrado ou o preço pago.
Como funciona a contratação do frete?
Uma empresa não precisa contratar um frete, ou fazer pesquisa de mercado, toda vez que necessita despachar uma mercadoria.
As transportadoras negociam contratos com base em tabelas de fretes, definido exatamente o que cobra para determinado local.
Isso permite previsibilidade e segurança quando se precisa contratar um transporte.
Para os casos acima, o Gestor de Fretes da Aptus possui uma solução que compara os valores de fretes, simulando a transportadora ideal para cada destino com base em tabelas registradas.
Mas exceções sempre existem: e se for necessário fazer uma entrega com urgência, com tempo menor ao combinado com uma transportadora?
E em caso de uma entrega em que o preço tabelado está muito caro?
Nessas situações, as empresas fazem uma cotação de frete, solicitando o valor das transportadoras para determinadas condições.
Por que não usar e-mail ou WhatsApp para cotar os fretes?
Não há nada de errado em usar essas ferramentas se funciona para sua empresa! Contudo, é possível que já tenha tido algum dos problemas abaixo:
● Precisou buscar o histórico de uma cotação, e não achava;
● Realizou trocas excessivas de mensagem para conseguir chegar no que precisava;
● Combinou um valor e foi cobrado outro;
● Desperdiçou tempo buscando por informações de um combinado de dias antes;
● Teve dificuldade comparando o valor contratado com o valor cobrado no Conhecimento de Transporte (CTe).
Esses problemas são comuns, pois e-mail e WhatsApp são plataformas ótimas para alinhamentos e uso genérico, mas não são especializados em lidar com esse tipo de demanda.
Para isso, existem sistemas no mercado, como o Gestor de Fretes da Aptus, que conhecem a necessidade das empresas e já possuem soluções adequadas em funcionamento.
Como funciona uma cotação via sistema?
Em um sistema especializado, a cotação de fretes deve atender a algumas premissas:
1. Os documentos e trocas de mensagem precisam estar centralizadas em um único espaço;
2. As informações devem ser de fácil acesso e visualização;
3. Deve haver clareza para ambos os lados nas informações trocadas;
4. O sistema deve conferir se o combinado está sendo cumprido;
5. Deve haver possibilidade de integrar os dados e documentos com o ERP da empresa, ou outros sistemas;
6. Tem que ser possível avaliar métricas para observar o processo de um ponto de vista gerencial;
7. O sistema deve ser flexível, adaptando-se às realidades das empresas.
Sem essas sete funções, uma plataforma de fretes não conseguirá atender plenamente as necessidades do setor logístico.
Por que é importante ter informações de fretes centralizadas?
Somente com tudo que precisa em um único local um analista ou gestor logístico terá tranquilidade sempre que precisar buscar uma informação, checar o que foi definido e avaliar as propostas das transportadoras.
Afinal, um prestador de serviço pode cobrar mais barato do que os outros, mas propor um prazo de entrega muito maior.
Imagine um operador logístico comparando essas informações por e-mail ou chat: abre uma, abre outra, volta para conferir…
Essas pequenas ações do dia a dia, quando somadas, refletem um enorme desperdício de tempo do analista, que poderia estar concentrado em outras atividades.
Além dele poder se sentir inseguro: se checou e comparou corretamente os dados para tomar sua decisão.
Esse tipo de respaldo é fundamental para qualidade de vida na operação.
Como ter as informações com fácil acesso e visualização?
Todo sistema digital precisa não apenas ser completo, mas também ser de fácil navegação.
Não adianta nada ter as informações em um único lugar, se é difícil acessá-las.
Na rotina acelerada das empresas, perder segundos buscando um botão ou função é inaceitável.
Dessa forma, para ter informações com fácil acesso e visualização é preciso que o sistema possua uma interface clara, intuitiva, repleta de filtros para categorizar e uma equipe de suporte à disposição para ajudar com qualquer necessidade ou problema.
É igualmente importante que seja possível realizar o download e impressão das informações e documentos: pode ser muito frustrante para o usuário observar os dados em tela, mas não conseguir interagir com ele.
Como ser mais eficiente na comunicação da cotação de frete?
Para uma transportadora entender o valor a ser cobrado de um frete, ela precisa de diversas informações, como: peso e dimensão da carga, endereço de entrega, endereço de saída, valor da mercadoria, data de coleta e data de entrega.
Na rotina de trabalho, esquecer de enviar algumas dessas informações irá gerar um atraso em todo o processo: a transportadora responderia um e-mail questionando, a empresa retornaria.
Se estiver tudo certo, ela poderá ter sua cotação, mas se faltou mais algum ponto ou ficou alguma dúvida, deve se preparar para mais outra troca de e-mails.
Isso sem falar que, em um e-mail digitado, alguma informação pode ficar confusa ou passar despercebida pela transportadora, que solicitará novamente o dado já passado.
Usar um sistema apropriado resolve todos esses casos: ao invés de digitar um e-mail, o analista preencher um formulário predefinido por ele, tendo a tranquilidade de que está colocando todas as informações necessárias.
Do lado da transportadora, as solicitações chegam sempre com o mesmo formato, sendo fácil a visualização e compreensão do que está sendo pedido.
Como checar se o preço acordado está sendo praticado?
Imagine que, entre os muitos CTes emitidos que a logística precisa acompanhar, está um com valor divergente do que foi cotado. Como saber?
O departamento teria que recuperar o histórico de cotações e abrir documento a documento, comparando o valor e tentando entender o motivo de alguma divergência.
Um sistema como o Gestor de Fretes faz isso por ele: assim que um conhecimento é emitido em nome da empresa, ele obtém esse documento automaticamente do governo e compara se o valor está de acordo com o contratado.
Caso um CTe seja travado na conferência, uma crítica é emitida ao usuário — que poderá identificar facilmente o motivo do problema, e ter certeza de quais valores estão divergentes do combinado.
Por que integrar informações de cotação com outros sistemas da empresa?
A maioria das companhias usam um Enterprise Resource Planning (ERP), que centraliza todos os departamentos em uma plataforma de gestão.
Torna-se assim um problema fazer uso de um sistema que não se conecta a outros.
Seja a integração via API, Webservice, FTP ou Linked Server, um bom sistema é capaz de integrar e aderir às necessidades de outros, para criar um ambiente de troca de informações que muito beneficia a empresa.
Outra vantagem é permitir processos mais robustos.
Como exemplo hipotético, imagine que o departamento financeiro da empresa aguarde a liberação de um CTe para realizar o pagamento para uma transportadora; mas esse CTe está com valor divergente ao combinado em uma cotação.
O sistema não irá liberar até que alguém da logística avalie o caso, aprove ou que a transportadora corrija o equívoco.
Como avaliar métricas e entender se o processo da minha empresa é eficiente?
A melhor forma é ter dados e informações personalizadas.
Nenhuma empresa é igual a outra, e uma boa ferramenta permite flexibilidade de análises, adaptando-se às necessidades do setor logístico.
Por exemplo, o Gestor de Fretes da Aptus vem acoplado com uma ferramenta de BI, capaz de extrair qualquer dado relevante e montar relatórios e dashboards que permitem avaliação apropriada tanto da operação, quanto da gestão.
Melhor ainda: o sistema é capaz de disparar e-mails sob determinadas circunstâncias definidas pela empresa.
Por exemplo: quando um CTe com valor divergente caiu no sistema; ou algumas entregas estão com atraso.
Isso facilita muito a operação, reduzindo a necessidade do usuário ter que acessar constantemente o sistema para checar se há algo fora do normal.
E se os sistemas no mercado não fizerem sentido para minha rotina de trabalho?
Bons sistemas não são engessados: eles são flexíveis e moldados para atender às necessidades dos usuários.
Por mais que todas as empresas sigam o mesmo conceito de cotação, a operação sempre difere um pouco.
Exemplificando, foi mencionado anteriormente o formulário a ser preenchido para cotar os fretes com as transportadoras.
Mas algumas empresas podem ter necessidades que não fazem sentido a outras, como preencher um campo “Centro de Custo” para separar os fretes na hora de integrar ao ERP.
Além disso, empresas estão em constante evolução: uma necessidade hoje pode mudar amanhã.
Não é cabível trocar de sistema sempre que isso ocorre. Assim, é importante que encontre uma plataforma capaz de se adaptar às suas necessidades, e crescer junto com seu setor.
Por que usar o Gestor de Fretes para fazer cotações?
Simplesmente porque o Gestor de Fretes possui todas as funcionalidades descritas acima, e muitas outras.
A Aptus possui mais de 40 anos no mercado, atendendo tanto empresas pequenas quanto grandes.
Todo esse tempo de sucesso deriva do fato de que foca na satisfação de seus clientes, provendo consultoria com sua expertise e know-how, entendendo as necessidades e sendo capaz de adaptar-se às demandas de cada um.
Sua empresa tem uma necessidade que não foi mencionada? Entre em contato conosco, e temos certeza que seremos capazes de atendê-lo.
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